Risicomanagement

De kernactiviteiten van Westland Infra Netbeheer hebben betrekking op het verdelen en meten van energiestromen door middel van distributienetwerken en installaties. Een hoge betrouwbaarheid van de netwerken en beschikbaarheid van energie en meetdata omtrent deze energiestromen en bescherming van persoonsgegevens zijn voor onze klanten van groot belang en zijn dan ook onze kerntaak. We voeren deze kerntaak maatschappelijk verantwoord uit, met oog voor het belang van onze externe stakeholders, medewerkers en leefomgeving.

Ons risicobeleid heeft tot doel:

• Veiligheidsincidenten tot een minimum te beperken

• Een hoge mate van (lever-)betrouwbaarheid te garanderen

• Economische, ecologische en reputatieschade te voorkomen

• Het welzijn van onze medewerkers en omgeving te borgen

• De continuïteit van onze organisatie te borgen

• Komende risico’s vroegtijdig identificeren en beheersmaatregelen te treffen

Wij willen ten alle tijden al onze klanten toegang bieden tot energie zonder dat verstoringen de continuïteit van de organisatie in gevaar brengen. Risicobeheersing voorkomt onnodige economische en ecologische schade en borgt het welzijn van medewerkers en derden. Veranderingen, zoals de energietransitie, brengen nieuwe risico’s met zich mee en hier willen we op voorbereid zijn. We hebben een reputatie hoog te houden, waarbij onze stakeholders, en zeker onze klanten, het vertrouwen hebben dat onze organisatie betrouwbaar is en een hoogwaardige dienstverlening levert. Gezien deze belangen hebben wij de strategische risico’s in kaart gebracht, gecategoriseerd en maatregelen getroffen om de risico’s te mitigeren gebaseerd op de impact en de kans van optreden.

Fraudebeleid

Fraude – opzettelijke misleiding om onrechtmatig voordeel te verkrijgen – betreft een breed maatschappelijk probleem dat de integriteit van onze bedrijfsvoering ernstig kan verstoren. Westland Infra Netbeheer tolereert geen fraude, corruptie, dan wel andere illegale activiteiten en spant zich in om dergelijk onacceptabel gedrag zoveel mogelijk te voorkomen. Hiervoor is het noodzakelijk dat onze medewerkers de normen en waarden van Westland Infra Netbeheer blijvend onderschrijven en zij weten hoe wij ons als netbeheerder willen en behoren te gedragen. De gedragscode voor bestrijding van fraude, corruptie en overig onacceptabel gedrag ondersteunt het voorkomen en ontdekken van misstanden, alsmede het vermijden en beperken van financiële en reputatieschade. De gedragscode is ter ondertekening voorgelegd aan alle medewerkers en wordt ook bij indiensttreding van nieuwe medewerkers voorgelegd. Verdere periodieke aandacht voor de punten in de gedragscode zien wij als een mogelijk verbeterpunt. Medewerkers hebben de mogelijkheid om misstanden anoniem te melden bij de vertrouwenspersoon of bij een medewerker van HR die in het kader van de ‘klokkenluidersregeling’ is aangesteld als meldpunt c.q. adviseur bij misstanden.

Naast interne risico’s op fraude zien we, zeker bij het transport van energie, een extern risico op fraude in de vorm van energiediefstal. Binnen Juva hebben we extra data validatieregels die met name nul-verbruik op de meetinrichtingen verder onderzoeken. Vaak zijn er plausibele redenen en de klant wordt gevraagd dit te bevestigen. Externe risico’s zijn ook aanwezig bij met name externe leveranciers en het inkoopproces. Westland Infra Netbeheer ontplooit al haar werkzaamheden binnen Nederland. Om structureel te toetsen of het anti-fraudebeleid en de getroffen maatregelen om fraude -zowel intern als extern- te voorkomen afdoende zijn, hebben we in 2022 een risicomatrix opgesteld en een analyse uitgevoerd. In oktober 2023 hebben we de matrix geëvalueerd en geactualiseerd. De risicomatrix kent vier hoofdthema’s: financiën/facturatie/ bestellingen/toegang tot systemen, ontvreemding, energiediefstal en misbruik wagenpark. Onze (financiële) processen kenmerken zich door de aanwezigheid van functiescheiding. Hiermee voorkomen we dat slechts één persoon ongecontroleerd transacties of verplichtingen kan aangaan, autoriseren, verwerken en afwikkelen en toegang heeft tot activa.

Ondanks alle beheersingsmaatregelen resteert het risico dat management of directie maatregelen doorbreekt en het risico van samenspanning tussen medewerkers. Transparante besluitvorming, de governance structuur, gedwongen besluitvormingsstappen in IT-systemen, een open cultuur waarbij we elkaar durven aan te spreken, de aanwezigheid van een vertrouwenspersoon om niet-integer handelen (anoniem) te melden, periodieke interne en externe audits op de naleving van beheersingsmaatregelen dragen eraan bij dat doorbreking van de beheersingsmaatregelen wordt voorkomen of juist wordt gesignaleerd.

De directie is van mening dat, met de getroffen beheersingsmaatregelen, analyses en verdere acties, de risico’s, met betrekking tot fraude, corruptie dan wel andere illegale activiteiten, inzichtelijk zijn en op een adequate wijze worden gemitigeerd.